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マルチタスクの落とし穴、「思い出しコスト」が作業を遅らせる

こんにちは、最近仕事をマルチタスクで行う限界に気づきました。

※本記事は筆者の思ったことを綴っています。読者と筆者の今後の成長のためにも、あえて断定気味に書いています。もし違う意見があればコメントお願いします。

対象読者

  • 何故かいつもマルチタスクになり、なんか仕事がうまくいかないと思っている。
  • マルチタスクはいけないこと、一つに事に向かう必要があるとは思っている。

結論

マルチタスクは思い出しコストが高いため、おすすめはしない。

マルチタスクの原因は一つのタスクに集中しているときに、待ち時間が発生して、他のことに気が移ってしまうため。

待ち時間は次の工程をいかに効率的に進めるかどうかを考えよう。

マルチタスクの原因

マルチタスクになってしまう原因はいくつかありますが、だいたい以下のような理由だと思います。

  • 他の人に聞かないいけないがその人がいない
  • 緊急性の高いタスクが入ってきた
  • ダウンロードや読み込みの時間が長い
  • 会議が入っていてその間会議のことを考えないといけない
  • 会議の準備など、時間に左右されるタスクがある。

どれも仕方ないように見えますよね。

マルチタスクの問題点

一番大きな問題は「思い出しコスト」です。
以下の図を見てください。

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マルチタスクの理想は図の上です。
※赤い線が待ち時間です。

このように、タスク切り替えがスムーズにでき、最短でタスクを終わらせられると見えます。

しかし、実際は違います。思い出しコストが存在します。

思い出しコストには以下のようなことも含まれます。

  • どこまでやっていたかをメモなどを見ながら思い出す。
  • 作業の環境を整える

これらを短縮することはとても難しいです。メモなどがあっても全ては把握し直すことはできないのです。知的作業であった場合は、考慮漏れなども発生して、手戻りで更に時間を使うことも有るでしょう。

ではどうすればいいのか?

図の下のように一つの事に集中する必要があります。

待ち時間の間に次の工程をいかに短くするか考えるということです。

作業に集中していると、どうしても今のことしか考えることができません。しかし、ちょっと考えるだけで、無駄な作業や、効率的に作業をやる方法が浮かんできます。

例えば、似た作業を一緒に行う。フローを考察して無駄をなくす。やるべきこと、やらないことを整理する。今行っていることが正しいのかを考える。などです。

待ち時間はそれらのことを考えるのにうってつけの時間になります。そして、思い出しコストなしに、更にタスクを短くできる。

図を見ても、その長さは理想の状態と同じです。

最後に

仕事をしているとどうしても、待ち時間が惜しいものです。特にはじめのうちは作業を効率的にこなそうとマルチタスクに心が動いてしまいます。

しかし、マルチタスクに効率性を求めずに、今のタスクを効率的にやる方法を考えてみてもいいのではないでしょうか?

無駄なことを、複数行うのか?
それとも、効率的なことをひとつだけ行うのか?

成長するのは後者だと思います。